50 Jahre Enzkreis: Wie die Digitalisierung Verwaltungsprozesse revolutioniert
Papierbasierte Prozesse in digitale Abläufe umzusetzen, das ist das Ziel, wenn man von der Digitalisierung der Verwaltung spricht. Ob Online-Anträge, digitale Formulare oder Online-Terminvergabe: Bürgerinnen und Bürger sollen in Zukunft möglichst viel vom Computer oder Smartphone aus erledigen können. Und auch die Mitarbeitenden profitieren bei internen Abläufen von der Digitalisierung.
Prozesse vereinheitlichen und digitalisieren
Die Verwaltung des Enzkreises digital gut aufzustellen – das ist die Aufgabe von Marcus Harms, der seit Oktober 2021 die Stabsstelle Digitalisierung im Landratsamt innehat. Dabei kümmert er sich sowohl intern als auch extern um die Umsetzung der Digitalisierung. Das Land Baden-Württemberg hat mit seinem Serviceportal (https://www.service-bw.de) eine zentrale Infrastruktur etabliert, die von den einzelnen Landratsämtern genutzt werden kann. Entwickeln einzelne Landratsämter hier Prozesse, profitieren auch andere Landratsämter. Aktuell kann man zum Beispiel den Antrag auf Wohngeld im Enzkreis komplett online stellen. Auch die sogenannte Belehrung zum Infektionsschutz kann man über das Serviceportal online absolvieren und bezahlen – ein Prozess, der vom Enzkreis mitentwickelt wurde.
„Allerdings steckt die Digitalisierung noch in den Kinderschuhen, wir haben noch keine zentrale Lösung in Deutschland“, sagt Harms. Der Föderalismus stellt hierbei oft einen Hemmschuh dar, da die Datenerfassung in den unterschiedlichen Kommunen nicht einheitlich organisiert ist. „Zum Beispiel ist das Thema ,Online den Hund anmelden’ in den Gemeinden und Städten unterschiedlich umgesetzt“, erläutert Harms. Jeder Ablauf muss für die digitale Welt neu entwickelt werden, deswegen können nicht alle von anderen Kommunen bereits entwickelten Prozesse nachgenutzt werden. Auch der Datenschutz sowie gesetzliche Voraussetzungen sind im Hinblick auf die Digitalisierung eine Herausforderung.
„Digital Natives“ erwarten digitale Verwaltung
Doch nicht nur für die Bürgerinnen und Bürger, auch intern erleichtert die Digitalisierung Abläufe für die Mitarbeitenden. „Wir erarbeiten gerade eine intelligente Telefonie-Lösung mit einem Telefonbot“, beschreibt Marcus Harms. Zwei Bereiche innerhalb des Landratsamtes werden die Lösung zunächst erproben, wenn sie sich bewährt, kann sie auf andere Bereiche erweitert werden.
„Unsere Zielvorstellung ist, dass man alle Leistungen des Enzkreises online in Anspruch nehmen kann – irgendwann per App“, so Harms. Gerade „Digital Natives“ erwarten, dass vieles digital möglich ist.
Für die Verwaltung ist die elektronische Akte ein großer Fortschritt: Anstatt Akten in Papierform zu führen, können Dokumente gescannt und digital in einer elektronischen Akte abgelegt werden. Das ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf die Dokumente. „Im besten Fall muss nie wieder etwas ausgedruckt werden“, sagt Harms. Das wäre auch nachhaltig, weil man nicht nur das Papier, sondern auch den Lagerplatz für die Akten spart.
Um das „Arbeiten der Zukunft“ innerhalb des Landratsamtes voranzubringen, wurde ein Team von Digitallotsen in den verschiedenen Ämtern etabliert. „Diese sollen intern für die Digitalisierung werben und erarbeiten, wo und wie künftig Optimierungs- und Innovationspotenziale durch Digitalisierung realisiert werden können“, unterstreicht Marcus Harms.
Hier gibt’s mehr zum Thema:
https://www.enzkreis.de/Online-Dienste/
https://www.service-bw.de
https://www.enzkreis.de/Landratsamt/Ämter-Dezernate/Stabsstellen/Digitalisierung-Controlling-und-Beteiligungen/